2.8. Medien erstellen und hochladen

In DDBStudio stehen Ihnen zwei Wege zur Verfügung, um Medienobjekte in Ihre Ausstellung einzubinden:

1. Sie können direkt beim Erstellen eines Seitenabschnitts ein Medium hinzufügen und hochladen.
   Diese Methode ermöglicht es, inhaltlich konzentriert an der Ausstellung an einem Ort zu arbeiten, ohne zwischen verschiedenen Bereichen des Systems zu wechseln. Sie eignet sich besonders dann, wenn Sie Medien kontextbezogen einfügen und sich auf die Gestaltung eines Abschnitts fokussieren möchten.
   Hinweis: Die für das Objekt erforderlichen Metadaten sollten im Anschluss ergänzt oder vervollständigt werden (siehe nächstes Kapitel mit der Übersicht der Objekt-Metadaten).
2. Alternativ können Sie Medienobjekte unabhängig von der Ausstellung vorbereiten – z. B. vor Beginn der inhaltlichen Arbeit. So lassen sich die Objekte bereits bei der Erstellung mit vollständigen Metadaten versehen und später in beliebige Abschnitte einfügen. Dies eignet sich auch für die parallele Bearbeitung mit mehreren Kuratoren. Ein Kurator kann die Medien-Objekte vorbereiten, während der andere die Ausstellung zusammenstellt und die erstellten Objekte verwendet.

Empfehlung zum Vorgehen

Wir empfehlen die Vorbereitung der Medienobjekte bevor Sie diese in die Ausstellung an der richtigen Stelle integrieren. Damit können Sie zunächst konzentriert alle Mediendateien hochladen und die Vervollständigung der Metadaten vornehmen.

Dies ist beim Hochladen innerhalb der Ausstellung zwar auch möglich, aber nicht so übersichtlich, weil Sie dabei innerhalb der Ausstellung in einem Seitenabschnitt ein Medium erstellen und dort noch mit komplexen Formularen arbeiten müssen.

Außerdem geht die Integration innerhalb der Seitenabschnitte der Ausstellung dann noch einmal schneller und Sie können sich besser auf den Kontext der Ausstellung fokusieren.

Übersicht im Auswahlfenster

Das Auswahlfenster ist in zwei Bereiche unterteilt:

• Linke Seite:
  Hier sehen Sie die verfügbaren Medientypen (z. B. Bild, Audio, Video, DDBVideo, X3D).
  Durch Anklicken eines Typs wird die entsprechende Übersicht dieser Medien geladen. Wählen Sie z. B. den Reiter „Bild“, um die Bildobjekte Ihrer Ausstellung zu durchsuchen.
• Rechte Seite:
  Im oberen Bereich finden Sie ein Feld für den Upload neuer Medien oder je nach Typ auch ein Eingabefeld für die externe Video-URL oder die Objekt-ID bei DDBVideos.
  Für Bilder, Audio und X3D ist ein direkter Upload möglich. Sie können Dateien entweder per Drag & Drop in das markierte Feld ziehen oder über den Button „Dateien auswählen“ gezielt von Ihrem Gerät hochladen.

Auf der rechten Seite erscheint weiter unten eine Übersicht aller bereits vorhandenen Objekte des gewählten Medientyps. Diese Liste lässt sich filtern (z. B. veröffentlichte/unveröffentlichte Medien), durchsuchen (z. B. nach Begriffen im Dateinamen) oder in der Ansicht wechseln (Rasteransicht oder Tabellenansicht).

Sie können das Objekt über das Entfernen-Symbol (x) wieder aus dem Seitenabschnitt entfernen. Oder mit dem Stift-Symbol das Objekt und dessen Metadaten bearbeiten.

Wenn Sie innerhalb eines Seitenabschnitts ein neues Medium (z. B. ein Bild) hinzufügen möchten, ohne auf bereits bestehende Objekte zurückzugreifen, können Sie dieses direkt im Medienauswahlfenster hochladen und erstellen. Öffnen Sie das Medienauswahlfenster, indem Sie auf den Button „Medien hinzufügen“ klicken. Grundlegende Informationen zum Medienauswahlfenster finden Sie im Kapitel 2.8.1Medien direkt beim Erstellen eines Seitenabschnitts hinzufügen und auswählen.

Tipp: Wenn Sie sich unsicher sind, ob ein Medium bereits vorhanden ist, nutzen Sie zunächst den Medienbrowser zur Suche, bevor Sie ein neues Medium hochladen. So vermeiden Sie doppelte Einträge. Sie können ein Medienobjekt in mehreren Seitenabschnitten verwenden und brauchen die Metadaten nur einmal eingeben und pflegen.

Sobald der Upload abgeschlossen ist, öffnet sich ein Formular zur Medienerstellung, in dem Sie die wichtigsten Informationen zum Objekt eintragen können. Erst mit dem Absenden dieses Formulars ist das Medienobjekt in DDBStudio dauerhaft gespeichert.

Auf den weiteren Reitern „Angaben zum Objekt“, „Beteiligte, Orts- und Zeitangaben“ und „ Anmerkungen“ finden Sie zusätzliche Metadaten-Felder die im Kapitel 2.8.4 Metadaten der Objekte ausführlich erläutert werden.

Die Bearbeitung eines Medienobjektes ist über das Stift-Symbol möglich. Damit rufen Sie das eben ausgefüllte Formular für das Medienobjekt erneut auf. Änderungen an den Medienobjekten werden unabhängig von der Ausstellung gespeichert, bleiben also auch erhalten, wenn Sie den neuen Seitenabschnitt nicht in der Ausstellung speichern.

Alternativ zum direkten Hochladen im Seitenabschnitt können Medienobjekte auch vorausplanend und unabhängig vom Ausstellungsinhalt erstellt werden. Dies ermöglicht eine strukturierte Vorbereitung, bei der alle relevanten Metadaten bereits im Vorfeld eingetragen werden können. Dieser Weg eignet sich insbesondere bei arbeitsteiligen Redaktionen oder bei der Arbeit mit umfangreichen Bildbeständen.

Optional: Protokollnachricht der Revision

Im Feld „Protokollnachricht der Revision“ können Sie redaktionelle Hinweise oder Notizen zur Bearbeitung hinterlegen. Dies ist besonders hilfreich, wenn mehrere Personen an der Ausstellung arbeiten oder die Zuständigkeit wechselt. Beispielsweise kann hier vermerkt werden:

• welche Informationen bereits eingetragen wurden,
• was noch ergänzt werden muss,
• oder warum eine Änderung vorgenommen wurde.

Speichern und spätere Bearbeitung

Nach dem Ausfüllen der Pflichtfelder klicken Sie unten auf „Speichern“, um das Medienobjekt zu erstellen. Das Medium erscheint nun in der Übersicht der Gruppe und kann von dort aus in beliebige Seitenabschnitte eingefügt werden.

Selbstverständlich können Sie das Objekt auch nachträglich bearbeiten und zusätzliche Metadaten ergänzen – beispielsweise Angaben zur Provenienz, Entstehungszeit, Schlagworte oder technische Informationen. Eine Übersicht aller verfügbaren Metadatenfelder finden Sie im nächsten Kapitel.

In DDBStudio können Medienobjekte mit einer Vielzahl an inhaltlichen, technischen und formalen Metadaten angereichert werden. Diese Metadaten dienen sowohl der inhaltlichen Erschließung und auffindbaren Zuordnung als auch für die Darstellung der Ausstellung.

In den folgenden Abschnitten erhalten Sie eine Übersicht aller verfügbaren Felder samt kurzer Erläuterung und Beispielen zur typischen Nutzung. Bitte achten Sie darauf, dass die Felder teilweise Zeichenbegrenzungen verwenden, wenn Sie Informationen per Copy & Paste aus anderen Systemen übertragen. Prüfen Sie, ob die eingefügten Inhalte vollständig in den Feldern gespeichert werden können.

Reiter „Basisinformationen“

• Name
  Kurzer, beschreibender Titel des Mediums. Dieser wird systemweit angezeigt (z. B. in Auswahlfenstern und Listen).
• Weiterer Titel
  Alternative oder ergänzende Titel wie:
  • Untertitel
  • Originaltitel in anderen Sprachen
  • Gleichwertige oder parallele Titel
  • Ursprünglicher Titel, Beispiel: „La Joconde / Mona Lisa“
• Institution(en)
  • Name der Institution: Tragen Sie den Namen der Einrichtung ein, die das Original besitzt.
  • URL der Institution: URL zur Website der Einrichtung ist ebenfalls ein Pflichtfeld und wird für die Verlinkung benötigt.
  • Über den Button „Einen weiteren Eintrag hinzufügen“ können Sie mehrere Institutionen verknüpfen.
  • Die Reihenfolge kann per Drag & Drop angepasst werden – nutzen Sie dazu das Symbol mit der horizontalen Linie und den zwei Pfeilen, um einen Eintrag und damit die Reihenfolge der Institutionen zu verschieben.
• Rechtsstatus
  Wählen Sie eine vordefinierte Lizenz oder einen Rechtehinweis aus der Liste. Eigene Einträge sind nicht möglich. Bei der Deutschen Digitalen Bibliothek finden Sie eine Übersicht der verfügbaren Lizenzen und Rechtehinweise. Dieses Feld erlaubt auch die Suche, tippen Sie einfach einen Teil der Lizenzbezeichnung ein.
• Copyright
  Nennung des Urhebers oder Rechteinhabers – nur notwendig, wenn der gewählte Rechtsstatus eine Namensnennung vorsieht (z. B. CC-BY) oder „Rechte vorbehalten“ ausgewählt wurde.
  Beispiel: „© Max Mustermann“
• Link zum Objekt (Portal-URL)
  Tragen Sie die stabile URL des Objekts im DDB-Portal ein. Diese sieht typischerweise so aus:
  https://www.deutsche-digitale-bibliothek.de/item/XNVHWXKSHKH6O5SYXM22ZBW25PQG4JFE
  Falls das Objekt noch nicht in der DDB vorhanden ist, kann auch eine URL zur eigenen Datenbank oder Website der Institution verwendet werden.

Reiter „Datei“

• Dateiinformation
  • Alternativer Text (für barrierefreie Ausgabe, wird vorgelesen oder angezeigt, wenn das Bild nicht geladen werden kann), muss eingegeben werden
  • Titel (wird als HTML-Tooltip angezeigt, wenn man mit der Maus über das Bild fährt)
• Beschriftung
  Bildunterschrift oder erläuternder Text zum Medium, der direkt in der Ausstellung sichtbar ist.

Reiter „Angaben zum Objekt“

• Beschreibung
  Freitextfeld für eine inhaltliche Beschreibung des Objekts.
  Beispiel: „Das Plakat wirbt für eine Ausstellung zu modernen Hygienestandards in der Weimarer Republik.“
• Typ
  Zuweisung zu strukturellen oder inhaltlichen Objektarten, z. B.:
  • Objektbezeichnung: „Gemälde“, „Buch“, „Tonaufnahme“
  • Archivalientyp: „Protokoll“, „Brief“
  • Dokumententyp: „Zeitungsartikel“, „Anzeige“
  • Strukturtyp: „Einzelblatt“, „Mehrteiliges Werk“
• Thema
  Inhaltliche Einordnung durch Themen, Kontexte oder Schlagworte. Auch geografische oder sachliche Begriffe sind möglich.
  Beispiel: „Impfkampagnen“, „Dresden“, „Gesundheitsaufklärung“
• Teil von
  Angabe, zu welchem übergeordneten Werk das Objekt gehört, z. B.:
  • Zeitschrift / Zeitung: „in: Die Zeit, 10.03.1984“
  • Sammelband oder Bestand
  • Reihe oder Archivkontext
• Abmessung/Umfang
  Physische oder digitale Angaben:
  • Abmessungen (z. B. 21 × 29,7 cm)
  • Seitenzahl
  • Laufzeit von Ton- oder Videoaufnahmen
• Material/Technik
  Werkstoffe oder technische Eigenschaften.
  Beispiele: „Holzschnitt“, „mp3“, „Grisaille“
• Sprache
  Sprachangabe bei textuellen Medien. Ggf. auch Information zur Übersetzung oder Originalsprache.
  Beispiel: „Deutsch“ – „Übersetzt aus dem Französischen“
• Identifikator
  Archivarische bibliografische Ordnungsnummern, z. B.: Signatur, Inventarnummer, Bestandskennzeichen der Institution
• Digitalisat
  Ergänzende Angaben zum Digitalisat, z. B. technische Hinweise, Bearbeitungsverfahren oder Bildquelle.
• Förderung
  Angabe von Förderprogrammen oder -institutionen, wenn das Objekt im Rahmen eines Projekts digitalisiert oder zur Verfügung gestellt wurde.
  Beispiel: „Gefördert durch NEUSTART KULTUR“

Reiter „Beteiligte, Orts- und Zeitangaben“

• Beteiligte Personen und Organisationen
  Angabe von Mitwirkenden oder Urhebern des Objekts – z. B.:
  • Künstler:in, Autor:in, Fotograf:in, Hersteller:in, Herausgeber:in
  • Mit optionaler URL (z. B. zu einer GND- oder Wikipedia-Seite)
• Zeit
  Chronologische Einordnung:
  • Herstellungs- oder Entstehungszeitpunkt
  • Ggf. Zeitspanne (z. B. Laufzeit eines Films, Serienpublikation)
    Beispiel: „ca. 1920“, „Laufzeit: 1930–1939“
• Ort
  Herstellungs-, Druck- oder Erscheinungsort des Originals. 
  Wichtig: nicht der dargestellte Ort im Bild, sondern der reale Produktions- oder Publikationsort.
  Ggf. auch frühere Bezeichnungen angeben (z. B. „Königsberg (heute Kaliningrad)“)

Reiter „Anmerkungen“

• Anmerkungen
  Freitextfeld für redaktionelle Hinweise, Besonderheiten, Unsicherheiten oder technische Bemerkungen. Nicht in der Ausstellung sichtbar, aber hilfreich bei Abstimmungen oder Dokumentationen im Team.

Sie haben bereits die beiden Möglichkeiten kennengelernt, wie in DDBStudio Medien erstellt werden können:

• direkt bei der Erstellung von Seitenabschnitten oder
• bereits im Vorfeld, ohne dass Sie gerade an einer Ausstellung arbeiten.

In beiden Fällen stehen Ihnen die Medien anschließend über den Medienbrowser zur Verfügung. Dort können Sie die erstellten Medien suchen, auswählen und in Seiteninhalten verwenden.

Mit einem Klick auf das X-Symbol können Sie das Medienobjekt aus diesem Seitenabschnitt entfernen.
Wichtig: Das Medium wird dabei nicht aus DDBStudio gelöscht. Es verbleibt weiterhin im Medienbrowser und kann jederzeit erneut ausgewählt werden.

Wenn Sie ein Medium vollständig aus DDBStudio entfernen möchten, müssen Sie es über die Medienübersicht innerhalb Ihrer Gruppe löschen. Wie das funktioniert, schauen wir uns später an.

Darüber hinaus können Sie:

• über den Filter „Veröffentlichungsstatus“ gezielt nach veröffentlichten oder unveröffentlichten Medien suchen,
• und über das Feld „Name“ gezielt nach dem Titel eines Mediums filtern.

Haben Sie das gewünschte Objekt gefunden, klicken Sie es an und bestätigen Sie die Auswahl mit dem Button „Ausgewählte einfügen“ (rechts unten). Bei bestimmten Seitenabschnitten – wie z. B. „Galerie“ – ist auch die Mehrfachauswahl von Medien möglich.

Medienobjekte mehrfach verwenden

Ein einzelnes Medienobjekt kann gleichzeitig in verchiedenen Seitenabschnitten verwendet werden. Die Metadaten (z. B. Titel, Rechte, Beschreibung) gelten dann systemweit und sind überall identisch.

Abschnittsbezogene Einstellungen wie z. B.:

• die Objekt-Beschriftung oder
• die Zoom-Funktion

beziehen sich hingegen ausschließlich auf den jeweiligen Seitenabschnitt in dem diese Informationen eingetragen sind.