Die Gründung des Instituts
Im Dezember 1918 stellte Hermann Aubin der Gesellschaft für Rheinische Geschichtskunde (GRhG) Überlegungen zum Betrieb siedlungsgeschichtlicher Studien vor, deren Ziel die kartographische Erfassung möglichst vieler Erscheinungen des rheinischen Kulturlebens, von Recht und Verwaltung sowie der Wirtschaft in all ihren Ausprägungen darstellte. Eine solche wissenschaftliche Durchdringung einer einzelnen Landschaft beabsichtigte auch der Germanist Theodor Frings, der Aubins Pläne durch methodische Impulse der Sprachgeographie erweiterte. Bereits im Laufe des folgenden Jahres wurden diese Überlegungen in Köln-Bonner Wissenschaftskreisen diskutiert und die Gründung „einer Lehr- und Forschungsstätte, welche allen materiellen Bedürfnissen derartiger Arbeiten genügt“, erwogen.
In seiner Denkschrift vom 17. Dezember 1919 sprach sich Aubin für die Errichtung eines Instituts zum „Betrieb geschichtlicher Landeskunde der Rheinprovinz an der Universität Bonn“ aus, skizzierte dessen vorläufigen Aufbau und bat um die dazu erforderlichen Mittel. Unterstützung erhielt er dabei vor allem durch den Bonner Historiker Aloys Schulte. Gemeinsam mit dem Nationalökonomen Arthur Spiethoff und Theodor Frings trieben sie die Institutsgründung entschieden voran. Die Philosophische Fakultät genehmigte am 21. Januar die Gründung des Instituts.
Nun musste vor allem die Finanzierung in den Fokus rücken. Kurz nach dem verlorenen Krieg war dies durchaus eine Herausforderung. Zwar finanzierte die Preußische Unterrichtsverwaltung dem Institut eine außerplanmäßige Assistentenstelle sowie einen wissenschaftlichen Hilfsarbeiter, jedoch erfolgte eine geregelte Etatisierung durch diverse Stellen wie den Provinzialverband oder den Rheinlandfonds erst in der Folgezeit. Private Mittel erhielt das Institut vor allem durch die Gesellschaft der Freunde und Förderer der Universität Bonn. Neben eigenen Zuwendungen vermittelte die Geffrub auch eine anonyme Spende von 200.000 RM, die jedoch infolge der Inflation wertlos wurde, sowie die Stiftung der umfangreichen Bibliothek des Chemikers Albert Blank. Die 3.000 Broschüren, 5.000 Bände mit 7.000 Nummern, 200 Karten und einen Katalog von 10.000 Zetteln umfassende Sammlung stellte für das Institut eine wichtiges Arbeitsgrundlage dar. Hilfreich war auch, dass die GRhG dem Institut die für den geschichtlichen Atlas der Rheinprovinz zusammengetragene Sammlung von Karten sowie weitere Hilfsmittel zur Verfügung stellte.
Angesichts des vielversprechenden Konzepts und der bereitstehenden Ausstattung warb Schulte seit Mai 1920 gegenüber staatlichen Stellen selbstbewusst um Unterstützung: „Für die Stärkung deutscher Gesinnung wird das Institut sehr, sehr viel tun können.“ Der Verweis auf nationalpolitische Potenziale der Institutsarbeit war vor dem Hintergrund der im Rheinland operierenden Separatisten ein starkes Argument. Auch wenn Schulte gleichzeitig vor einer zu offensiven vaterländischen Reklame warnte, verfehlten seine Schreiben doch nicht ihre Wirkung: Am 24. September 1920 stimmte der zuständige Minister der Gründung zu.