Bevor eine Ausstellung im DDBStudio für die Öffentlichkeit sichtbar wird, durchläuft sie einen verbindlichen Freigabeprozess. Dieser dient dazu, rechtliche und inhaltliche Anforderungen zu prüfen und sicherzustellen, dass alle notwendigen Angaben vollständig und korrekt hinterlegt sind. Erst nach erfolgreicher Freigabe kann die Ausstellung im DDB-Portal veröffentlicht und für die Nutzerinnen und Nutzer zugänglich gemacht werden.
Die Prüfung für die Freigabe umfasst sowohl formale als auch inhaltliche Kriterien. Dazu gehören unter anderem die Vollständigkeit der Angaben im Impressum, die Zuordnung mindestens einer teilhabenden Institution sowie die Bereitstellung passender Teaser-Texte und -Bilder. Ebenso wichtig sind eine konsistente Verlinkung bereits vorhandener Objekte im DDB-Portal, die Vergabe von Lizenzen sowie die Verwendung aussagekräftiger Alternativtexte für barrierefreie Zugänge. Diese Punkte bilden die Grundlage für eine rechtssichere und nutzerfreundliche Präsentation.
Nach erfolgter Veröffentlichung wird die Ausstellung im Portal der Deutschen Digitalen Bibliothek eingebunden und ist damit für alle Interessierten zugänglich.
Sollen nach der erfolgten Veröffentlichung noch Fehler korrigiert oder Verbesserungen eingebaut werden, kann auch eine bereits veröffentlichte Ausstellung bei Bedarf noch bearbeitet werden. Auch diese Änderungen müssen dann erneut durch die Freigabe, währenddessen bleibt die Ausstellung aber öffentlich.